U moet rapporteren en het moet kloppen
Een stuurgroep, een subsidieverstrekker, een auditor of uw eigen directie: iemand vraagt elke periode om verantwoording. En de vraag achter die vraag is altijd dezelfde: klopt dit, en waar blijkt dat uit?
Waar u tegenaan loopt
- Elke rapportage wordt met de hand samengesteld en kost een dag
- Twee rapportages over dezelfde periode noemen verschillende getallen
- Achteraf is niet meer te reconstrueren waarop een cijfer was gebaseerd
- De ene ontvanger leest Nederlands en de andere Engels
- Bij WBSO of een subsidie moet ook nog blijken wie wat wanneer heeft aangeleverd
Wat wij doen
Rapporteren begint met een meetlat. Loopt uw project al, dan leggen wij die vast met een Projectscan; begint het nog, dan met een Projectstart. Daarna wordt elke rapportage gemaakt vanaf een momentopname: een bevroren kopie van de projectgegevens op de peildatum, met een controlegetal. Wat er in het rapport staat, is herleidbaar tot die opname, ook een jaar later en ook als het project intussen is veranderd.
Wat u overhoudt
Per ontvanger een eigen rapportage in de taal van de lezer, op een vast ritme, met dezelfde cijfers eronder. Directie, stuurgroep, team en eindklant krijgen elk wat zij nodig hebben, en niets van wat niet voor hen bestemd is.
De stukken die wij maken
- Directierapportage
- Stuurgroeprapportage
- Eindklantrapportage
- Teamrapportage
- Advies bij de rapportage
- Projectplan
- Aanleverhandleiding Projectscan
- Begroting
- Planning en werkstructuur
- Wijzigingsverzoeken
- Risicoregister
- Issuelijst
- Actiepunten
- Besluitenlijst
Wat er wanneer uitgaat en naar wie, spreken wij bij de inrichting af. Niet alles hoeft, en niet alles gaat naar iedereen.
Aantoonbaarheid
Elke opname, elke rendering en elke verzending komt in het logboek, en daaraan wordt alleen toegevoegd. Samen met het controlegetal op de opname betekent dat: vraagt iemand volgend jaar of het rapport van maart nog klopt, dan is dat geen discussie maar een controle.
Moet u binnenkort weer verantwoorden?
Plan een gesprekOf is dit meer uw situatie?
Uw project loopt uit en niemand kan aanwijzen waar
De opleverdatum schuift, de meldingen blijven optimistisch, en de vraag "hoe staan we ervoor" levert elke keer een ander antwoord op. Dat is zelden onwil. Wat ontbreekt is een meetlat.
Vastgelopen project →U begint een project en wilt het in één keer goed opzetten
De duurste fout in een project wordt in de eerste twee weken gemaakt: beginnen zonder dat vastligt wat er af moet, wanneer, en waaraan je ziet dat het af is. Veel van wat daarna misgaat is daarop terug te voeren.
Nieuw project →Uw project loopt goed en dat wilt u zo houden
Er gaat niets mis, en juist daarom kijkt niemand ernaar. Tot iemand vraagt waar het precies staat, of tot de eerste tegenvaller er is en blijkt dat er niets ligt om hem tegen af te zetten.
Project op koers →