Emerald Elephant Solutions BV
Project Control
Uw project heeft de inhoudelijke kennis. Wat ontbreekt is de beheersing.
Wat wij beloven
Binnen tien werkdagen ligt er een gevalideerd projectplan met WBS, planning en risicolog. Vanaf dat moment weet u elke periode waar het project staat, wat het gaat kosten en wanneer het klaar is, in één rapport van maximaal twee pagina's.
En tussendoor kunt u zelf kijken
Op een persoonlijke link staat de stand van dat moment: de mijlpalen, de openstaande risico's en issues, de wijzigingsverzoeken en besluiten, en uw eigen rapportages om terug te lezen. Ook hiervoor hoeft u nergens in te loggen.
Wat wij doen
- Projectplan, WBS, planning en begroting opstellen
- Voortgang meten en prognose maken
- Risico's en issues bewaken
- Scope-creep signaleren, met advies
- Rapporteren aan directie, team, stuurgroep en eindklant
- Eenduidige communicatie borgen
Wat wij niet doen
- Inhoudelijke of technische keuzes maken
- Leiding geven aan uw uitvoerders
- Resources inhuren of contracten aangaan
- Beslissingen nemen die bij u horen
Die scheiding is geen terughoudendheid maar het ontwerp. De belangrijkste uitwerking: onze projectmanager mag een wijzigingsverzoek niet goedkeuren. Dat kan alleen uw projectleider of uw budgethouder.
De projectmanager die u krijgt heeft zelf projecten van deze omvang gedraaid. Dat is geen bijzaak: meten kan een systeem, maar wegen wat een cijfer betekent en zien wat er níet in staat kan alleen iemand die het werk kent.
Het venster waarop u tussendoor meekijkt is nadrukkelijk géén rapportage. Dat venster verandert mee met het project en draagt geen oordeel; een rapportage staat vast op zijn peildatum en draagt de lezing van uw projectmanager. Het rapport is waar wij ons aan verbinden. Het venster is waar u kunt kijken zonder het ons te hoeven vragen.
Wat wij van u vragen
Twee aanspreekpunten met beslissingsbevoegdheid, die dezelfde persoon mogen zijn: een inhoudelijk beslisser en een budgetverantwoordelijke. Zonder beide is een project niet leverbaar.
Onderweg vragen wij verder alleen dit, en telkens op het moment dat het speelt:
- Een wijzigingsverzoek indienen, met de gevolgen die u er zelf al bij ziet
- Dat verzoek goedkeuren of afwijzen, want dat blijft aan u
- Een besluit bevestigen zoals wij het hebben opgeschreven
- Bestede uren doorgeven
Niet weer een nieuw systeem
Geen account, geen wachtwoord, geen systeem om te leren. Alles wat u of uw mensen moeten doen, komt als een persoonlijke link in de mail. U klikt erop, u vult in, en u bent klaar.
Dat is geen versimpeling maar een keuze. Uw mensen zijn er voor het werk, niet om een projectsysteem bij te houden, en een tool die zij niet gebruiken levert cijfers op waar niemand iets aan heeft. Wil iemand bij u tóch zelf in de projectomgeving werken, bijvoorbeeld om de uren per dag te schrijven, dan richten wij dat in. Dan is het een keuze en geen voorwaarde.
De link die u krijgt staat op naam en loopt over een versleutelde verbinding. Hij opent precies één ding, hij vervalt vanzelf, en wij kunnen hem op elk moment intrekken. Wij bewaren hem zelf ook niet: in onze administratie staat een onleesbare afdruk en niet de link, dus zelfs wij kunnen hem niet navertellen. Kwijt betekent een nieuwe, en dat is precies de bedoeling.
Pakketten
Deze prijzen rekenen niet met uren. U koopt een ritme en een uitkomst, geen inspanning. De opzet van het project zit in de prijs; de minimale looptijd is twaalf maanden, want beheersing over één periode zegt niets.
Loopt uw project korter dan een jaar, zeg dat dan gewoon. Dan kijken wij samen wat past. Waar het om gaat is dat er genoeg periodes zijn om een verloop te zien, en wat dat betekent verschilt per project.
Monitor
maandelijks
vanaf
€ 1.250
per maand
Rapportagelijnen: 1
- Een vaste projectmanager
- Onboarding van uw contactpersonen
- Signalering zodra iets afwijkt
- Duiding en advies van uw projectmanager
- Risk management
- Scope- en changemanagement
Control
tweewekelijks
vanaf
€ 2.500
per maand
Rapportagelijnen: 2
- Een vaste projectmanager
- Onboarding van uw contactpersonen
- Signalering zodra iets afwijkt
- Duiding en advies van uw projectmanager
- Risk management
- Scope- en changemanagement
Assurance
variabel
vanaf
€ 4.950
per maand
Rapportagelijnen: meerdere
- Een vaste projectmanager
- Onboarding van uw contactpersonen
- Signalering zodra iets afwijkt
- Duiding en advies van uw projectmanager
- Risk management
- Scope- en changemanagement
Waarom niet elk project hetzelfde kost
De prijs volgt hoeveel van uw projectmanager het project vraagt, en dat hangt van twee dingen af. Het eerste is het aantal werkpakketten: hoe meer er te volgen valt, hoe meer er langskomt. Het tweede is bij hoeveel partijen dat werk ligt. Dertig werkpakketten verdeeld over vier onderaannemers en twee opdrachtgevers vragen meer dan tachtig binnen één team: er zijn meer mensen te spreken, meer bronnen te controleren en meer belangen die zich om de cijfers heen bewegen.
De tabel hieronder is het vertrekpunt: wat de omvang op zichzelf al zegt. De factor geldt over het maandbedrag hierboven.
| Werkpakketten | Factor | |
|---|---|---|
| Compact | tot 40 | × 1 |
| Standaard | 41–120 | × 1,5 |
| Omvangrijk | 121–300 | × 2 |
| Daarboven | meer dan 300 | op maat |
Bij de intake stelt uw projectmanager de band vast, in overleg met u en met de reden erbij. Het aantal werkpakketten is het begin; de complexiteit eromheen kan een project een band hoger zetten. Denk aan veel partijen die uren boeken, meerdere opdrachtgevers, een team dat over locaties of contracten verdeeld is, of een keten waarin uw leverancier zelf weer uitbesteedt. Andersom kan ook: een groot maar overzichtelijk project dat binnen één team ligt, gaat een band omlaag.
Die weging gaat over de werkstructuur die uw project nodig heeft, niet over de structuur die er toevallig ligt. Zou een grove indeling geld besparen, dan zou u worden beloond voor precies de indeling die uw project onmeetbaar maakt. Bij elke herziening van de baseline wegen wij opnieuw: groeit het project, dan verandert de band mee, en krimpt het, dan ook.
Zo begint het
Rapporteren vereist een meetlat. Begint uw project nog, dan bouwen wij die op; loopt het al, dan leggen wij eerst vast waar het werkelijk staat. Een scan is niet de lichtere van de twee: ligt er geen bruikbare structuur, dan bouwen wij die alsnog en reconstrueren wij bovendien wat er al gebeurd is. Doorlooptijd en prijs hieronder gelden voor de band Compact.
| Doorlooptijd | Prijs | |
|---|---|---|
| Projectstart Het project begint en u wilt het in één keer goed opzetten. Wij bouwen de werkstructuur, de planning en de begroting, en leggen die vast als baseline. | 10 werkdagen | Inbegrepen |
| Projectscan Uw project loopt al en u wilt weten waar het werkelijk staat. Wij leggen vast wat er is afgesproken, wat er is gerealiseerd en waar die twee uit elkaar lopen. | 10 werkdagen | vanaf € 4.950 |
Die tien werkdagen gelden voor projecten tot ongeveer honderdtwintig werkpakketten. Is het groter, dan spreken wij bij de intake een termijn af. Een datum noemen die wij niet halen is erger dan hem niet noemen.
Tijdens de dienst
Wat er niet in uw pakket zit, kan er los bij. De rekeneenheid is overal dezelfde, dus los bijkopen kost nooit minder dan het pakket dat hetzelfde levert. Bedragen gelden voor de band Compact.
| Prijs | |
|---|---|
| Extra rapportagelijn Nog een ontvanger, met een eigen ritme en een eigen detailniveau. Bij Monitor en Control; bij Assurance zitten meerdere lijnen in het pakket. | € 625 per maand |
| Risk management Bij Monitor, waar het niet in het pakket zit. | € 625 per maand |
| Scope- en changemanagement Bij Control, waar het niet in het pakket zit. | € 1.250 per maand |
| Baseline herzien De afspraak is gewijzigd en moet opnieuw worden vastgelegd. Per keer bij Monitor en Control; bij Assurance zit het in scope- en changemanagement. | € 950 eenmalig |
Waar staat u?
Uw project loopt uit en niemand kan aanwijzen waar
De opleverdatum schuift, de meldingen blijven optimistisch, en de vraag "hoe staan we ervoor" levert elke keer een ander antwoord op. Dat is zelden onwil. Wat ontbreekt is een meetlat.
Vastgelopen project →U begint een project en wilt het in één keer goed opzetten
De duurste fout in een project wordt in de eerste twee weken gemaakt: beginnen zonder dat vastligt wat er af moet, wanneer, en waaraan je ziet dat het af is. Veel van wat daarna misgaat is daarop terug te voeren.
Nieuw project →U moet rapporteren en het moet kloppen
Een stuurgroep, een subsidieverstrekker, een auditor of uw eigen directie: iemand vraagt elke periode om verantwoording. En de vraag achter die vraag is altijd dezelfde: klopt dit, en waar blijkt dat uit?
Rapportage →Uw project loopt goed en dat wilt u zo houden
Er gaat niets mis, en juist daarom kijkt niemand ernaar. Tot iemand vraagt waar het precies staat, of tot de eerste tegenvaller er is en blijkt dat er niets ligt om hem tegen af te zetten.
Project op koers →Methodiekneutraal
Prince2, Scrum, waterval of uw eigen aanpak. De methodiek bepaalt het ritme van de rapportage, niet andersom. Wij dwingen niets af.