Emerald Elephant Solutions BV
Management Control
Uw management doet het werk. Wat er niet vanzelf bij komt, is het bewijs dat het is gegaan zoals afgesproken.
Wat wij beloven
Aan het begin liggen de doelen vast en bevroren. Daarna weet u elke maand waar het staat, per doel gewogen en geduid. En aan het eind van elke cyclus ligt er één dossier over de hele periode.
En tussendoor kunt u zelf kijken
Op een persoonlijke link staat de stand van dat moment: de doelen, de openstaande risico's en issues, de besluiten, en uw eigen rapportages om terug te lezen. Ook hiervoor hoeft u nergens in te loggen.
Wat u van uw management verwacht
Drie dingen, en ze liggen niet bij dezelfde partij. Op die knip rust dit hele aanbod.
| Wat u verwacht | Wat het is | Wie het doet |
|---|---|---|
| Dat de zaak draait | Sturen, besluiten nemen, er zijn op de dag van vandaag | uw management |
| Dat u weet waar het staat | Elke maand de stand, en het aan een derde kunnen laten zien | wij |
| Dat er iets ligt als er iemand wisselt | De doelen, de registers, de besluiten en de verantwoording | wij |
De eerste regel is uw management: in vaste dienst, ingehuurd, of van ons als interim. Wie er in die stoelen zitten verandert aan de twee regels eronder niets, en dat is precies de bedoeling: de functies wisselen, de registers en de historie blijven.
De reden dat er een interim nodig was, is meestal dat er iemand wisselde. Deze laag is de verzekering tegen de volgende keer.
En wie is "wij"?
Eén vaste manager van ons, die zo'n functie zelf heeft gedraaid. Dat is geen bijzaak. Wie zelf in die stoel heeft gezeten weet welke vraag er in dat maandgesprek toe doet, herkent een antwoord dat te mooi is, en heeft aan een uur genoeg waar een buitenstaander er drie nodig zou hebben.
Daar komt ook de duiding vandaan. Meten kan een systeem; wegen wat een cijfer betekent kan alleen iemand die het werk kent. Dezelfde persoon blijft idealiter de hele looptijd aan uw organisatie verbonden.
Wat erin zit
- Een vast aanspreekpunt bij ons dat zo'n functie zelf heeft gedraaid
- De doelensessie: de doelen afspreken, vastleggen en bevriezen
- Elke maand een gesprek waarin wij de stand ophalen
- De registers: risico's, issues, actiepunten en besluiten
- Per doel een weging en een duiding
- Signalering zodra iets afwijkt
- De stukken uit ons systeem, op elk moment
- De verantwoording aan het eind van elke cyclus
Wat erbuiten blijft
- Het werk zelf, dat doet uw management
- Een sneller ritme dan per maand
- Het vakgebied als aparte post
Wegen en duiden zit in de basis en is geen trede erboven. Een variant die alleen meldt wat er misgaat zou zwijgen op het moment dat het ertoe doet, en juist een manager die net begint heeft iemand nodig die zegt dát het scheef loopt.
De andere twee grenzen zijn even bewust. In een functie die iemand zelf draait verandert er in twee weken niets meetbaars, dus vaker rapporteren zou volume verkopen zonder inhoud. Het ritme dat er wél toe doet is niet sneller maar hoger, en dat is de toezichtlijn hieronder. En financieel, facilitair, directie of change is waarin wij thuis zijn, niet wat wij leveren: de beheerslaag is identiek welke functie het ook betreft, en dat is precies de kracht ervan.
De verantwoording
Aan wie moet u straks laten zien dat het is gegaan zoals afgesproken? Aan uw bank, uw koper, uw raad of uw subsidieverstrekker. En aan uzelf: overzicht houden op een functie die u niet zelf draait, en zien wat er van de afspraken terecht is gekomen, is even goed een antwoord. Is er werkelijk niemand, uzelf inbegrepen, dan hebt u deze laag niet nodig. Dat is een eerlijk gesprek en geen gemiste kans.
Is er wél iemand, dan is dit het stuk waar het om gaat. Erin staan de doelen met hun uitkomst, de besluiten die in de periode zijn genomen en wie ze nam, de registers zoals ze er op dat moment bij staan, en een advies over het vervolg.
Elke maandrapportage rust op een bevroren opname met een eigen vingerafdruk, dus de hele periode is achteraf te reconstrueren. Het stuk wordt uit die reeks opgebouwd en kost daarom dagen en geen weken. U kiest zelf het venster: per doel, per kwartaal, per jaar of per boekjaar.
Het zit in het pakket en is geen los product. Een verantwoording die apart geprijsd staat wordt weggestreept door precies degene die haar het hardst nodig heeft.
Eén grens, en wij noemen hem liever zelf: dit is een managementverantwoording en geen jaarrekening. Er zit geen controleverklaring op en die belofte doen wij ook niet. Wat het wél is: een reconstrueerbaar verslag van wat er is afgesproken, wat ervan terecht is gekomen en wie wat besloot.
Wat wij van u vragen
Iemand uit uw management die ons voedt, en iemand die de rapportage leest en erop stuurt. Dat mag dezelfde persoon zijn. Zonder die twee rollen is er niets om tegen te meten en niemand om aan te rapporteren.
Onderweg vragen wij verder alleen dit, en telkens op het moment dat het speelt:
- Aan het begin de doelen afspreken en bevriezen, in één sessie
- Eén keer per maand een gesprek van een uur over de stand
- Een besluit bevestigen zoals wij het hebben opgeschreven
- Een voorstel tot wijziging van de doelen goedkeuren of afwijzen, bij change management en altijd door u
Niet weer een nieuw systeem
Geen account, geen wachtwoord, geen systeem om te leren. Alles wat u of uw mensen moeten doen, komt als een persoonlijke link in de mail. U klikt erop, u vult in, en u bent klaar.
Dat is geen versimpeling maar een keuze, en het is het bezwaar dat wij het vaakst horen. Uw management is er om te managen, niet om te registreren, en een systeem dat zij niet gebruiken levert cijfers op waar niemand iets aan heeft. Daarom halen wij de stand op in een gesprek en zetten wij hem er zelf in. Wil iemand bij u tóch zelf in de omgeving werken, dan richten wij dat in. Dan is het een keuze en geen voorwaarde.
De link die u krijgt staat op naam en loopt over een versleutelde verbinding. Hij opent precies één ding, hij vervalt vanzelf, en wij kunnen hem op elk moment intrekken. Wij bewaren hem zelf ook niet: in onze administratie staat een onleesbare afdruk en niet de link, dus zelfs wij kunnen hem niet navertellen. Kwijt betekent een nieuwe, en dat is precies de bedoeling.
Het pakket
Eén pakket en geen ladder. Elke opdracht heeft een gesprek vooraf, en een schap met drie namen suggereert een keuze die er niet is. De prijs hieronder geldt voor één bron: één aanspreekpunt binnen uw management dat ons voedt.
Management Control
maandelijks
vanaf
€ 2.500
per maand
Rapportagelijnen: 1
Ter verhouding: het alternatief is iemand in loondienst die de registers bijhoudt en maandelijks rapporteert. Zo'n functie kost all-in € 7.000 tot € 9.000 per maand, dus deze laag is ongeveer een derde daarvan, inclusief het systeem, de methode en de bevroren opnames. Eerlijk erbij: zo iemand doet méér dan wij leveren. En in de praktijk is het alternatief meestal niet die functie, maar dat het niet gebeurt.
Meer dan één bron
Voeden er meer mensen aan, dan komt er per extra bron een bedrag bij. Dat is geen module maar de manier waarop de basis meeschaalt: het gesprek is het werk, en dat schaalt mee met het aantal mensen dat wij spreken. De doelen zelf niet: of ze nu over één afdeling gaan of over het hele bedrijf, acht doelen wegen is geen twee keer zoveel werk als vier.
De modules
Twee, allebei per maand en naast het pakket. Bedragen gelden voor de band Compact.
| Prijs | |
|---|---|
| Toezichtlijn Een kwartaalrapportage aan de raad, de bank of de aandeelhouder, op hun niveau en in hun taal. Een ander publiek leest iets anders dan de eigenaar die er elke week loopt. | € 625 per maand |
| Scope- en changemanagement Wij voeren het wijzigings- en besluitproces: de voorstellen, de besluitenlijst, en het formeel opnieuw afspreken van doelen. | € 1.250 per maand |
Waarom niet elke opdracht hetzelfde kost
Naast het aantal bronnen weegt mee hoe ingewikkeld de organisatie eronder is: hoeveel entiteiten er zijn, hoeveel administraties, en hoeveel opdrachtgevers het niet met elkaar eens hoeven te zijn. De factor geldt over alle maandbedragen hierboven.
| Weging | Factor | |
|---|---|---|
| Compact | Eén entiteit, één opdrachtgever, één administratie | × 1 |
| Standaard | Meerdere vestigingen of entiteiten, of een team over locaties en contracten heen | × 1,5 |
| Omvangrijk | Groepsstructuur, of meerdere opdrachtgevers die het niet met elkaar eens hoeven te zijn | × 2 |
Bij de intake stellen wij de band vast, in overleg met u en met de reden erbij. Het is een weging en geen opzoektabel, en hij mag ook omlaag. Een tweede laag bij dezelfde organisatie weegt bijvoorbeeld lager, want dan staat de inrichting er al. Het aantal publieken telt er niet in mee: dat is de toezichtlijn hierboven, en het twee keer laten wegen zou u twee keer voor hetzelfde laten betalen.
Minimale looptijd
Zes maanden, want de waarde zit in de reeks. De doelensessie staat aan het begin en de eerste verantwoording aan het eind van de eerste cyclus; daartussen bouwt zich op wat het stuk aan het eind mogelijk maakt. Eén periode beheersen zegt niets. De vergelijking tussen periodes is waar het inzicht zit.
Loopt uw vraag korter, zeg dat dan gewoon. Dan kijken wij samen wat in uw situatie past en waar u werkelijk iets aan heeft. De maandstukken en de registers leveren ook over een kortere periode iets op; het is de verantwoording die de reeks nodig heeft, want die vergelijkt periodes met elkaar.
Waar staat u?
Er vertrekt iemand en het overzicht gaat mee
Een controller, een manager operations, iemand die het jaren draaiende hield. De functie is over te dragen; wat eromheen zat meestal niet, want dat stond nergens.
Functiewisseling →Er wordt straks teruggekeken, en dan telt wat er ligt
Een koper, een investeerder, een nieuwe aandeelhouder. Het financiële beeld staat in de jaarrekening, en dat is de makkelijke helft. De andere helft is de gang van zaken, en die zit meestal in hoofden.
Verkoop of investering →Er is een raad of een financier bij gekomen
Een raad van commissarissen, een bank met voorwaarden, een investeerder met een zetel, een subsidieverstrekker die elk kwartaal iets wil zien. Vanaf dat moment legt u structureel verantwoording af, en dat is iets anders dan af en toe een presentatie geven.
Raad of financier →Uw organisatie is gegroeid en uw overzicht niet
Er was een tijd dat u alles wist omdat u overal bij was. Nu zijn er managers, en hoort u wat zij belangrijk genoeg vinden om te vertellen. Meestal klopt dat ook. Alleen hoort u het als het al gebeurd is, en niet toen het nog te sturen was.
Uw eigen overzicht →