Privacyverklaring

1. Inleiding

Emerald Elephant Solutions BV ("wij", "ons", of "onze") hecht groot belang aan de bescherming en eerbiediging van uw privacy. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u onze website en diensten gebruikt.

Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse wetgeving inzake gegevensbescherming.

2. Gegevens die wij verzamelen

2.1 Gegevens die u rechtstreeks verstrekt

• Contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel
• Contactformulier: Wat u invult op onze contactpagina: naam, e-mailadres, eventueel organisatie en telefoonnummer, het onderwerp en uw bericht. Wij gebruiken dit uitsluitend om te reageren. Het wordt niet opgeslagen in een database: het bericht komt binnen in onze mailbox en valt daar onder de bewaartermijn voor communicatie.
• Communicatiegegevens: Informatie in e-mails, berichten en andere communicatie met ons
• Projectinformatie: Details over uw zakelijke behoeften, vereisten en projectspecificaties
• Contractgegevens: Informatie nodig voor contractuitvoering en facturering

2.2 Gegevens die wij automatisch verzamelen

• Website-gebruiksgegevens: onze webserver schrijft van elk bezoek één regel weg: uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina, of die is gelukt, hoeveel er is verstuurd, de pagina waarvandaan u kwam, en de regel die uw browser zelf meestuurt. In die laatste staan de naam en versie van uw browser en van uw besturingssysteem. Dat gebeurt in de logbestanden van de server en niet met cookies. Wij meten niet hoe lang u op een pagina blijft, wij herkennen u niet tussen bezoeken, en wij bouwen er geen profiel mee op.
• Herkomst van een handeling in PRISMA: handelt u via een persoonlijke link die wij u sturen, bijvoorbeeld om uren door te geven, een wijzigingsverzoek in te dienen of een besluit te bevestigen, dan leggen wij vast vanaf welk IP-adres dat gebeurde en op welk moment. Dat is een ander doel dan de serverlogbestanden hierboven: het hoort bij de handeling zelf en dient om achteraf te kunnen vaststellen wie wat wanneer heeft gedaan. Het adres wordt daarbij meegeschreven naar de projectregistratie in Redmine en wordt daar onderdeel van de vastlegging van die handeling.
• Cookies: Kleine bestanden die op uw apparaat worden opgeslagen (zie ons Cookiebeleid voor details)

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

3.1 Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Contractuitvoering: Om onze adviesdiensten te leveren
• Gerechtvaardigd belang: Om onze diensten te verbeteren en te communiceren over ons bedrijf
• Wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke vereisten
• Toestemming: wij versturen op dit moment geen nieuwsbrief en geen marketingmail. Gaan wij dat ooit doen, dan vragen wij daar vooraf toestemming voor.

3.2 Doeleinden van verwerking

• Het leveren van interim management, bedrijfsadvies en projectmanagementdiensten
• Het ontwikkelen en leveren van maatwerk softwareoplossingen
• Communiceren over onze diensten en reageren op vragen
• Beheer van klantrelaties en contracten
• Facturering en boekhouding
• Verbetering van onze website en diensten
• Naleven van wettelijke en regelgevingsvereisten

4. Delen en verstrekking van gegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen uw informatie delen met:

4.1 Dienstverleners

• IT-dienstverleners en hostingbedrijven
• Boekhoudkundige en juridische adviseurs
• Onderaannemers betrokken bij projectlevering (met uw toestemming)

4.2 Wettelijke vereisten

Wij kunnen uw informatie vrijgeven wanneer dit vereist is door de wet, gerechtelijk bevel of regelgevingsautoriteit.

4.3 Bedrijfsoverdrachten

In geval van een fusie, overname of verkoop van activa, kan uw informatie worden overgedragen als onderdeel van die transactie.

5. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:

• Al het verkeer over een versleutelde verbinding. De publieke site, het beheerscherm en elke persoonlijke link zijn uitsluitend via https bereikbaar.
• Gescheiden domeinen. De publieke site, ons beheerscherm en de omgeving waar klanten hun handelingen verrichten draaien elk op een eigen hostnaam met een eigen sessiecookie. Toegang tot de een levert geen toegang tot de ander op.
• Het beheerscherm staat achter authenticatie en is uitgesloten van zoekmachines.
• Een nachtelijke back-up waarvan het terugzetten is beproefd. Een back-up die nooit is teruggezet is een aanname; die van ons is een keer volledig teruggezet en nagerekend tegen de draaiende gegevens.
• Een klein aantal mensen met toegang. Wij zijn een klein bedrijf, en het aantal personen dat bij klantgegevens kan is navenant klein en bekend.
• Updates en beveiligingskoppen op de server en in de applicatie.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden zoals beschreven in dit beleid:

• Klantgegevens: Voor de duur van onze zakelijke relatie plus 7 jaar voor juridische en boekhoudkundige doeleinden
• Marketinggegevens: die houden wij niet bij. Er is geen mailinglijst en geen bestand van belangstellenden.
• Serverlogbestanden: deze roteren op omvang en gaan enkele weken tot maanden terug, afhankelijk van het bezoek. Zij dienen uitsluitend voor beveiliging en het oplossen van storingen, niet voor analyse.
• Herkomst van een handeling in PRISMA: zolang het projectdossier waartoe de handeling behoort bewaard blijft, want zij is er onderdeel van. Dit staat op twee plaatsen: in PRISMA en in de projectregistratie in Redmine. Vraagt u om verwijdering, dan verwijderen wij het op beide plaatsen; zie sectie 7.

7. Uw rechten onder de AVG

U heeft de volgende rechten betreffende uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: Vraag een kopie van uw persoonsgegevens op
• Recht op rectificatie: Corrigeer onjuiste of onvolledige gegevens
• Recht op verwijdering: Vraag verwijdering van uw gegevens (recht om vergeten te worden)
• Recht op beperking van verwerking: Beperk hoe wij uw gegevens gebruiken
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Ontvang uw gegevens in een overdraagbaar formaat
• Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Rechten betreffende geautomatiseerde besluitvorming: Niet onderworpen worden aan geautomatiseerde beslissingen

Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten over personen. Wat PRISMA berekent en signaleert gaat over projecten en opdrachten: voortgang, kosten, afwijkingen. Er wordt niemand door een systeem beoordeeld.

Om deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.

8. Internationale gegevensoverdrachten

Uw persoonsgegevens worden verwerkt binnen de Europese Unie. Onze server staat in Nederland en onze e-mail loopt via een provider in Duitsland.

Wij dragen op dit moment geen persoonsgegevens over naar landen buiten de EU. Zou dat veranderen, dan passen wij deze verklaring daarop aan en zorgen wij eerst voor de waarborgen die de AVG voorschrijft.

9. Cookies en webtechnologieën

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Voor gedetailleerde informatie over ons gebruik van cookies, raadpleeg ons aparte Cookiebeleid.

10. Links naar derden

Onze website kan links naar websites van derden bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van deze externe sites. Wij moedigen u aan om hun privacybeleid te lezen.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van materiële wijzigingen door het nieuwe beleid op onze website te plaatsen en de datum "Laatst bijgewerkt" hieronder bij te werken.

12. Privacy van kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonlijke informatie van kinderen onder de 16.

13. Toezichthoudende autoriteit

Als u van mening bent dat wij uw privacyzorgen niet adequaat hebben behandeld, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Website:www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Telefoon: 088 – 1805 250
• Adres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag