Er is een raad of een financier bij gekomen
Een raad van commissarissen, een bank met voorwaarden, een investeerder met een zetel, een subsidieverstrekker die elk kwartaal iets wil zien. Vanaf dat moment legt u structureel verantwoording af, en dat is iets anders dan af en toe een presentatie geven.
Herkent u dit?
- Elke vergadering wordt de stand opnieuw met de hand samengesteld
- Twee stukken over dezelfde periode leggen de nadruk op verschillende dingen
- De vragen achteraf gaan over waar een cijfer vandaan komt en niet over wat u ermee wilt
- Wat er vorig kwartaal is besloten moet iemand terugzoeken
- De voorbereiding kost meer tijd dan de vergadering zelf
Wat wij doen
Aan het begin liggen de doelen vast en bevroren. Daarna leveren wij elke maand de stand per doel, gewogen en geduid, en houden wij de registers bij. Voor de laag die meekijkt komt daar een eigen lijn bovenop: een kwartaalrapportage op een eigen ritme en een eigen detailniveau, uit dezelfde bevroren opnames als de maandstukken. Uw cijfers raken wij daarbij niet aan. Die komen uit uw boekhouding en blijven van uw accountant. Wat wij vastleggen ligt ernaast: de gang van zaken, met de doelen, de stand per doel, de besluiten, en wat er onderweg is veranderd.
Wat u overhoudt
Elke vergadering hetzelfde stuk, in dezelfde opbouw, met dezelfde kengetallen eronder als de maand ervoor. De voorbereiding verschuift van samenstellen naar lezen. En aan het eind van elke cyclus ligt er één dossier over de hele periode, waarmee u laat zien dat het is gegaan zoals afgesproken.
Gaat het over één project, dan hoort u hiernaast
Deze laag ligt om een functie of om de organisatie heen en loopt door zolang de afspraak loopt. Moet u verantwoorden over één traject met een begin en een eind, dan is dat Project Control: daar wordt tegen een baseline gemeten en gaat het over uitloop en eindkosten. Weet u het niet zeker, dan is dat geen probleem; het is de eerste vraag die wij in het gesprek stellen.
Naar Project Control →Wanneer is uw eerstvolgende vergadering?
Plan een gesprekOf is dit meer uw situatie?
Er vertrekt iemand en het overzicht gaat mee
Een controller, een manager operations, iemand die het jaren draaiende hield. De functie is over te dragen; wat eromheen zat meestal niet, want dat stond nergens.
Functiewisseling →Er wordt straks teruggekeken, en dan telt wat er ligt
Een koper, een investeerder, een nieuwe aandeelhouder. Het financiële beeld staat in de jaarrekening, en dat is de makkelijke helft. De andere helft is de gang van zaken, en die zit meestal in hoofden.
Verkoop of investering →Uw organisatie is gegroeid en uw overzicht niet
Er was een tijd dat u alles wist omdat u overal bij was. Nu zijn er managers, en hoort u wat zij belangrijk genoeg vinden om te vertellen. Meestal klopt dat ook. Alleen hoort u het als het al gebeurd is, en niet toen het nog te sturen was.
Uw eigen overzicht →